Решения на Google Apps: TMS 2.0. Проще, эффективнее, быстрее!

Ты можешь быстрее. Предела нет. Знай, ты можешь. Будь уверен!

Из к/ф «Матрица»

Не будем скрывать, что тема автоматизации процессов управления различного рода заявками была важна для нас всегда. И причиной этому служит не только то, что в основе деловых процессов большинства эффективных организаций лежат действия, нацеленные на удовлетворение потребностей внешних и внутренних потребителей, первоначально оформляемых в виде заявок, но также и то, что это - самый популярный вид создаваемых нами адаптированных решений.

Чуть более года прошло с того момента, как мы анонсировали Систему Управления Заявками (Ticket Management System). За этот, казалось бы, небольшой срок многое успело измениться:

• Изменились сами интернет-сервисы Google: появились новые функции, обновились старые. 
• Изменились требования, предъявляемые со стороны заказчиков к функциональности и алгоритмам создаваемых нами решений. 
• Повысился уровень квалификации специалистов нашей компании, возросло их количество.

Динамика, с которой все эти изменения происходили, заставила нас не только задуматься над тем, что опубликованное ранее решение постепенно теряет свою актуальность, что необходима его модернизация, но и начать реальное движение в этом направлении. Основной целью которого стало создание нового варианта решения, позволяющего не только упростить его настройку и ускорить работу, но и обеспечить более эффективное выполнение поставленных перед ним задач.

И вот сегодня настал тот момент, когда мы хотим представить вам результаты наших усилий - улучшенную и кардинально переработанную версию системы управления заявками - TMS 2.0! Среди основных особенностей которой хотелось бы выделить следующие:

• В основе алгоритма решения, как и ранее, используется концепция workflow - полная или частичная автоматизация процесса, при которой документы, информация или задания передаются от одного его участника к другому для выполнения действий согласно набору руководящих правил. Только вот объектом workflow теперь является не единичный документ, а ярлык (папка) на Google Drive, содержащая все необходимые для выполнении заявки документы и файлы.
• Скорость и производительность работы решения значительно увеличены за счёт реализации его как одностраничного веб-приложения на Google Cloud Platform.
• Помимо интеграции с Gmail, Google Drive и Google Docs реализована интеграция с сервисами Google Calendar и Google Maps.
• Новый интерфейс пользователя делает приложения удобнее в работе и легче в освоении.
• Адаптивный дизайн интерфейса позволяет использовать решение на любом устройстве с интернет-браузером, будь то ПК, планшет или смартфон, включая устройства под управлением Chrome OS (Chromebook и Сhromebox).
• Значительно упрощена процедура первоначальной настройки решения, теперь весь процесс длится не более минуты. И никаких заумных инструкций! :)

Общий алгоритм работы решения выглядит так:

В публичной версии решения существуют следующие роли:

• Исполнитель - видит и может работать только с теми заявками, в которых он является текущим исполнителем. Имеет возможность передать заявку другому Исполнителю. Доступны функции Оператора в виде опции: “Может создавать новые заявки”.
• Менеджер - видит и может работать со всеми заявками системы, имеет возможность передать заявку любому Исполнителю в работу (при этом сам не является Исполнителем), закрыть заявку, отправить в архив, удалить заявку. Доступны функции Оператора в виде опции: “Может создавать новые заявки”.
• Администратор решения - доступны все функции Менеджера, по умолчанию доступны функции Оператора (может создавать новые заявки, но при этом не является Исполнителем). Имеет права владельца всей файловой структуры решения (корневая папка и папки заявок). Создает и удаляет пользователей решения, назначает им роли. При отсутствии пользователя с ролью “Менеджер” выполняет его роль.

Создавая это решение, мы сознательно не ставили перед собой цель сделать его универсальным и автоматизировать все существующие виды процессов. Но благодаря своей простоте и минимально необходимому набору функций, TMS 2.0 позволяет не только оценить основные принципы использования сервисов Google в сфере бизнеса/образования, но и с успехом применять их для автоматизации таких весьма распространённых рабочих процессов как управление заявками и согласование документов.

Поэтому определение областей, в которых найдёт своё применение TMS 2.0 мы оставляем за вами, нашими пользователями! Публичная версия решения бесплатна, доступна всем обладателям Google Apps для бизнеса/образования и отличается от адаптированной лишь тем, что базы данных, а также квоты выделяемых операционных ресурсов находятся под контролем наших специалистов.

Пользователям, имеющим установленные на домене Google Apps для бизнеса или образования можно начать работать с решением по ссылке http://tms20.cloudy-office.ru или установить приложение из интернет-магазина Chrome. Первый установивший решение пользователь организации становится его администратором (в рамках домена).