Наша аналитика: Бизнес-процессы. Было бы что автоматизировать!

При общении с заказчиками в процессе создания решения для автоматизации деятельности их компании я неизбежно задаю ЛПР-ам вопрос: “Какие бизнес-процессы компании вы хотели бы автоматизировать?”


В первом случае заказчик делится субъективным видением того, как должен выглядеть решение, на основе которого будут выстраиваться бизнес-процессы. Причём на словах, и зачастую, на уровне описания интерфейса предполагаемого решения.

Принимая в качестве аргумента значение латинской поговорки - Verba volant, scripta manent (Слова улетают, написанное остается), я склонен считать это повествование скорее подсознательной просьбой о помощи в подборе подходов к решению проблем в организации бизнеса, чем описанием действующих бизнес-процессов.

Во втором - мой вопрос вызывает некоторую оторопь и просьбу отложить обсуждения аспектов реализации решения до момента осмысления бизнес-процесса, который необходимо автоматизировать. После осмысления, ответ, если он появляется, обычно представляет собой вариант, описанный выше.

В третьем, в самом идеальном случае - заказчик предоставляет модель бизнес-процесса в схематическом виде. Не факт что он действительно используется в организации. Но на безрыбье, как говорится, и рак - щука.

Во всех вышеперечисленных случаях, если исходить из того, что автоматизировать несуществующие бизнес-процессы занятие бессмысленное и беспощадное, я и мои коллеги безальтернативно становимся активными соучастниками проектирования (инжиниринга/реинжиниринга) бизнес-процессов заказчика.

Основываясь на опыте участия в разработке и документировании описания бизнес-процессов, я хочу предложить несколько рекомендации при подходе к их внедрению в организации, которые использую сам и предлагаю заказчику:

• На начальном этапе описывайте бизнес-процесс вашей компании “как есть”. Т.е. опишите его в том виде, как он функционирует на данный момент. Причём стоит разбить его на несколько подпроцессов, которые могут быть описаны отдельно, однако также направлены на достижение цели основного сквозного бизнес-процесса.
• Привлеките к описанию подпроцессов их непосредственных участников - сотрудников организации. Весьма вероятно что сотрудники будут описывать те действия, которые они на самом деле не совершают. Постарайтесь получить достоверную информацию, аргументировав тем фактом, что эти данные необходимы для создания решения по автоматизации их деятельности. И чем больше они припишут, тем сложнее будет решение для них же по юзабилити.
• После этого подвергните описание модели бизнес-процесса критическому анализу со стороны управленцев. В идеальной ситуации стоит привлечь к анализу сотрудников - непосредственных участников бизнес-процессов в организации для проведения анализа с разных сторон и уровней.
• В результате появится описание модели бизнес-процесса «как должно быть» в которой будет явно выражена ценность для потребителей и исключены любые необязательные или вовсе лишние действия или шаги. Описание модели необходимо также задокументировать. 
• Преобразуйте бизнес-процесс “как должно быть” в “как есть”. :)

В качестве наглядности описанной модели её можно визуализировать при помощи диаграммы бизнес-процессов. Например созданной с помощью бесплатного приложения "Диаграммы онлайн (draw.io)"

Данный подход помогает:

1. Владельцам и руководителям компании - получить следующие выгоды от формализации и оптимизации процессов:

• Четкое понимание того, как работает компания (зачастую в процессе описания разгораются ожесточенные споры).
• Стандартизацию процессов (когда они не описаны, каждый сотрудник выполняет задачи в меру своего понимания и таланта)
• Повышение качества работ и управляемости бизнеса.
• Возможность осознанно улучшать деятельность компании, в т.ч. взаимодействие подразделений.
• Уменьшение зависимости бизнеса от человеческого фактора сотрудников, снижение требований к компетенции сотрудников и уровню их IQ, возможность найма более дешевого персонала.
• И, как следствие, повышение удовлетворенности клиентов, снижение издержек и рост прибыли.

2. Разработчикам - сразу систематизировать задачи, которые стоят перед заказчиком, чтобы приступить к составлению и обсуждению ТЗ по автоматизации. Что существенно сократит время необходимое для создания решения.

А время - это, как известно, деньги.