среда, 13 марта 2013 г.

Решения на Google Apps: Контакт-менеджер


Кто владеет информацией, тот владеет миром. 
Майер Амшель Бауэр (Ротшильд). 

Google Apps составляют значимую часть облачной экосистемы интернет-сервисов Google и предназначены для эффективной групповой работы в рамках корпоративного домена. C этим утверждением согласятся, пожалуй, все, кто серьёзно использует данные сервисы в своих бизнес-процессах.

Значимым инструментом в составе Google Apps являются Контакты Google, основное предназначение которых - хранение и упорядочивание контактных данных лиц, с которыми общается пользователь аккаунта Google.



Контакты Google интегрированы со всеми службами Google Apps, включая Почту, Диск и Календарь. Это реализовано с помощью функции автозаполнения. Благодаря ей при отправке электронных сообщений, публикации документов и планировании встреч пользователям не нужно искать контактные сведения на отдельной вкладке или в отдельном окне. Кроме того, пользователи могут синхронизировать контакты между Google Apps и мобильным устройством, а также просматривать их не только в браузере.

На данный момент существует два списка Контактов Google. Они управляются по отдельности и содержат похожие сведения, но не являются идентичными.

  • Каталог Google Apps – список контактов на уровне домена, управляемый администратором.
  • “Мои контакты” – личные контакты, управляемые пользователем.
И всё бы хорошо, но общими сделать можно только:

  • Контакты, входящие в состав Каталога Google Apps. Контакты пользователей аккаунтов домена Google Apps заносятся в этот каталог по умолчанию при включённой опции общих контактов. А вот занесение и управление внешними контактами, т.е. контактами лиц, у которых нет аккаунта пользователя в домене, но которые необходимо включить в Каталог Google Apps (например, консультант или сотрудник службы технической поддержки), может осуществлять только администратор Google Apps с помощью внешнего приложения, используя API Google Контактов, или же путём синхронизации с внешним LDAP-сервером. 
  • ”Мои контакты”. Их можно делегировать определённому пользователю, но только сразу все контакты своего аккаунта.

Согласитесь, это не всегда удобно, особенно когда пользователь хочет оперативно поделиться строго определёнными контактами со своими коллегами в рамках групповой работы. Что весьма актуально в случае, когда офис “облачный”, а пользователи распределены территориально.

Со сложностью реализации такого процесса управления контактами мы столкнулись при работе с клиентами, и, немного поразмыслив, решили автоматизировать данную задачу, используя встроенный язык сценариев - Google Apps Script. Выносим результат своих трудов на ваш суд.


1. Приложение “Контакт-менеджер” интегрируется в левую колонку интерфейса Почты Google и запускается с помощью кнопки “Передать” (см.рис.):

2. После первого запуска приложения и авторизации скрипта необходимо создать таблицу “Контакты для обмена”, которая создается в корневой директории Диска Google (ее можно потом перенести в любую папку) и будет служить базой для обмена контактами. Создание таблицы осуществляется нажатием кнопки
в открывшемся окне. Теперь приложение полностью готово к работе.

3. При запуске приложения кнопкой “Передать” оно автоматически включается в режим передачи контактов. Интерфейс имеет следующий вид:


Теперь необходимо выбрать в раскрывающемся списке группу контактов для передачи и необходимых получателей (адресатов) из вашего домена. Получатель выбирается с помощью клика мыши на адресе его эл.почты в левой колонке, после чего переносится в правую. Обратное перемещение происходит аналогично.

4. После выбора необходимых получателей пользователь нажимает кнопку “Отправить” и всем адресатам отправляются уведомления по эл.почте со ссылкой на страницу приёма контактов, а в таблицу “Контакты для обмена” заносятся данные всех контактов группы, выбранной для передачи.

5. После получения уведомления адресат нажимает на ссылку в письме и переходит на экран приёма контактов (открывается в новом окне браузера):

6. Адресат нажимает кнопку “Принять” и, после завершения передачи, в его Контактах Google появляется новая группа контактов (либо обновляются контакты группы, если она уже существует).

Доступ к решению, расположенному на нашем домене, для использования можно получить, отправив нам заявку. После этого вам будет отправлена инструкция по установке.

Если вам необходимо собственное решение, аналогичное данному, мы готовы оказать услуги по его полной интеграции в Google Apps вашего домена, с установкой скриптов, доработкой необходимой функциональности или интерфейса.

Комментарии

comments powered by HyperComments